Digital-трансформация завода: CRM для ERP, роботизация БП и оживление железа, ЛК, чат-боты и dream team (ч. 2)

Часть 1: CRM для ERP

Часть 2: Роботизация бизнес-процессов (в этой публикации)

Часть 3: Волшебные интерфейсы и оживление железа

Часть 4: Личные кабинеты, чат-боты и dream team

Роботизация бизнес-процессов на примере закупок (2 кейса)

Как часто выглядит процесс закупок на предприятии (без погружения в детали):

1. Поиск поставщиков и запрос коммерческих предложений.

2. Сравнение полученных предложений и выбор поставщика.

3. Заключение договора и осуществление поставки.

Сразу возникают элементарные вопросы:

1. Где найти поставщиков и как запросить коммерческие предложения?

2. Как сравнить полученные коммерческие предложения и выбрать поставщика?

3. Как заключить договор и проконтролировать поставку?

Обычно это происходит так:

1. Найти поставщиков в справочнике ERP или погуглить, запросить предложения в почте или по телефону.

2. Свести всю информацию в одну кросс-таблицу Excel, вручную сравнить все предложения по одним и тем же критериям и выбрать наилучшего поставщика.

3. Получить форму договора у поставщика или составить свою и ожидать поставку в срок.

В результате: огромная рутина и повторные запросы одной и той же информации у поставщиков, колоссальное количество ошибок и человеческий фактор, затянутые сроки поставок, авральный режим работы, неконтролируемые процессы.

Роботизация бизнес-процесса – это когда все или часть задач конкретного бизнес-процесса выполняют не сотрудники, а система. Таким образом, у сотрудников высвобождается время на выполнение других задач или участие сотрудников исключается полностью (в идеале).

Какие подготовительные этапы были выполнены в ERP до роботизации бизнес-процессов

1. Исправление ошибок в исторических данных справочника номенклатуры (сначала автоматически с помощью разработанных алгоритмов; затем визуальная проверка и исправление пользователями того, что не удалось однозначно сделать в автоматическом режиме):

   – исправление орфографических ошибки с помощью интеграции с Яндекс.Спеллер

   – удаление “мусорных” символов в наименованиях (спец.символы, кавычки, буквы “ё”, лишние пробелы)

   – замена латинских букв в русских словах на буквы кириллицы, и наоборот

   – и другие алгоритмы исправления ошибок в наименованиях (всего 8)

   

2. Упорядочивание данных в справочнике номенклатуры:

   – логическое группирование по видам номенклатуры

   – введение аналогов и замен

3. Обогащение данных в справочниках контрагентов и контактных лиц:

   – разработка и заполнение портрета поставщика (частично автоматическое на основе исторических данных о поставках в ERP)

   – актуализация контактных данных контрагентов (email, телефоны)

   – актуализация данных контактных лиц контрагентов (ФИО, должность, email, мобильные телефоны)

Когда данные в порядке и их достаточно, они могут использоваться для автоматической обработки с помощью алгоритмов и роботизации бизнес-процессов.

Кейс #1: Роботизация процесса проверки поставщиков

На нашем заводе юридическая проверка поставщиков это обязательная процедура перед заключением договора поставки. В зависимости от категории поставщика и суммы закупки, каждый контрагент (ИП или юр. лицо) должен предоставить от 10 до 20 сканов документов.

В одном процессе участвуют 3-4 сотрудника из разных подразделений:

• Менеджер по закупкам (ставит задачи менеджеру по документообороту, контролирует ход процесса проверки).

• Менеджер по документообороту (запрашивает документы у контрагентов и выполняет их первичную проверку).

• Юрист (выполняет юридическую проверку контрагента и документов).

• Сотрудник службы безопасности (при необходимости).

ВАЖНО! Чтобы не только правильно выполнялась процедура проверки, но вовремя запрашивалась и поступала информация от поставщиков, вовремя выполнялись и передавались задачи между всем участниками процесса проверки, включая поставщиков.

Для роботизации процесса проверки поставщиков в ERP мы связали в одну систему следующие компоненты:

• ERP-система (рабочее место сотрудников).

• Сайт компании (интеграция с ERP и сервисом DaData.ru).

• Почта Gmail (интеграция с ERP и сайтом).

• Сервис DaData.ru (интеграция с сайтом и ERP).

• Сервис 1С:Контрагент (интеграция с ERP).

На сайте компании разработана форма для самостоятельного заполнения контрагентом.

Для простоты заполнения к форме сайта подключен сервис DaData.ru – это и заполнение поле из общедоступных справочников и автоматическое заполнение связанных полей.

Пример формы на сайте для заполнения поставщиком

1, 2, 3, 4 – Заполнение по справочникам из сервиса DaData.ru

5 – Список компетенций поставщиков и подрядчиков из ERP

Все формы на сайте адаптивные, можно легко заполнить на смартфоне.

Пример адаптивной формы на сайте для заполнения поставщиком

Заполненная на сайте форма отправляется в ERP, где автоматически преобразуется в данные – создаются элементы справочников (контрагенты, контактные лица), документ проверки поставщика, задачи для сотрудников, письма с уведомлениями поставщиков.

Пример формы документа проверки поставщика в ERP

1. Текущее состояние проверки поставщика.

2. Статус предквалификации (отдельный бизнес-процесс, здесь не рассматривается).

3. Автоматическое определение статуса контрагента (действующий или в состоянии ликвидации).

4. Досье контрагента на дату начала проверки (автоматически сохранено в PDF).

5. Досье контрагента на дату открытия документа проверки (динамическое формирование отчета).

6. Блок проверки документов (с возможностью автоматического запроса дополнительных документов, которые изначально не запрашиваются на сайте).

7. Автоматическая проверка соответствия кодов ОКВЭД контрагента предмету закупки.

8. Автоматическая проверка срока регистрации контрагента.

9. Автоматические задачи сотрудникам, история действий по проверке, автоматические письма контрагенту.

Робот автоматически отклоняет проверку контрагента с отрицательным результатом по 10 признакам, и одновременным уведомлением по email поставщика о причине.

1 – Робот автоматически устанавливает отрицательный статус проверки и завершает бизнес-процесс проверки.

2 – Робот автоматически определяет причина не прохождения проверки, и автоматически отправляет контрагенту письмо с причиной не прохождения проверки.

3 – Менеджер по закупкам всегда может обосновать проведение проверки, отправив ответственному задачу на согласование (бизнес-процесс проверки будет автоматически инициирован при положительном согласовании).

Пример автоматических признаков, которые проверяет робот проверки поставщиков

Пример автоматического письма поставщику, когда проверка не пройдена

Когда у робота нет причин отклонять проверку, в ERP автоматически стартует бизнес-процесс и сотрудники начинают получать автоматические задачи.

Пример задачи, которую получает сотрудник на своем рабочем месте в ERP

1 – Назначен ответственный

2 – Установлен крайний срок выполнения задачи

3 – Ссылка на документ проверки поставщика

Таким образом, робот автоматически ставит задачи разным сотрудникам (или ролям) при переходе бизнес-процесса проверки на разные этапы.

Пример истории задач сотрудникам при проверке поставщика

Все задачи для сотрудников имеют сроки выполнения. Настройки всегда можно изменить в ERP (в пользовательском режиме).

Пример настроек робота в ERP для бизнес-процесса проверки поставщиков

1 – Настройки адресации ролей и сроков выполнения задач ответственными.

2 – Настройка служебных ролей для ожидающих процессов.

3 – Настройка срока ожидания повторного предоставления документов поставщиком (после чего проверка завершается автоматически с отрицательным результатом).

Когда в процессе проверки поставщика сотрудник выявляет недочеты, он устанавливает переключатель в положение “Не соответствует” и указывает причину в комментарии.

Контрагент получает автоматическое письмо по email для устранения выявленных замечаний:

1 – Замечание по каждому документу.

2 – Уникальная ссылка с ограниченным сроком действия.

Форма на сайте, открытая по уникальной ссылке из письма, предлагает загрузить только те документы, которые запрошены у контрагента повторно.

Пример формы на сайте для повторного запроса документов

Циклов повторного запроса может быть несколько, пока контрагент не устранит все замечания и не предоставит требуемые от него документы.

Пример истории почтовых писем от робота по одной проверке поставщика

Все шаблоны автоматических писем настраиваются в ERP (в пользовательском режиме).

Пример настройки почтовой подсистемы для робота проверки поставщиков

1 – Настройки почтовых ящиков для уведомлений.

2 – Настройка почтовых ящиков для загрузки данных с сайта.

3 – Настройка шаблонов автоматических email для различных событий.

Плюсы роботизации бизнес-процесса проверки поставщиков:

1. Из процесса проверки исключен один сотрудник – менеджер по закупкам.

Постановку задач и контроль хода процесса проверки выполняет робот, у менеджера по закупкам высвобождается время на выполнение других задач.

2. Поставщики самостоятельно предоставляют данные через сайт.

Высвобождается время у менеджера по документообороту для запроса документов по email, и у поставщика для выяснения вопросов и пересылки писем.

3. Робот автоматически проверяет поставщиков по 10 признакам.

И отклоняет проверку самостоятельно в случае выявления недочетов. У сотрудников высвобождается время для выполнения других задач.

4. Робот автоматически ставит задачи сотрудникам разных подразделений.

Сотрудникам не нужно думать о том, кому передать результат своей работы, а задачи не будут забыты или просрочены.

5. Робот автоматически пишет письма поставщикам.

Сотрудникам не нужно тратить время на написание писем, а поставщики всегда получают обратную связь.

6. Не нужно увеличивать штат сотрудников при увеличении числа поставщиков.

А количество поставщиков увеличивается, так как менеджер по закупкам, в высвободившееся время может заниматься поиском новых поставщиков и более тщательной проработкой наилучших условий поставки.

7. Новые поставщики приходят самостоятельно через сайт компании.

Контрагенты самостоятельно заходят на сайт и заполняют форму, чтобы получать запросы коммерческих предложений на поставку товаров или выполнение работ.

Мы разработали и более простых роботов, которые являются частью подсистемы проверки поставщиков. Например, робот проверки статуса ликвидации организаций.

Настройки и функционал робота проверки статуса ликвидации организаций

Ежедневно ночью робот автоматически проверяет всю базу контрагентов в ERP и актуализирует статус ликвидации по каждому ИП и юр. лицу (интеграция с сервисом DaData.ru).

При обнаружения признака ликвидации у контрагента:

1 – Робот автоматически уведомляет ответственных сотрудников.

2 – Робот приостанавливает оплаты в счет контрагента.

3 – Робот маркирует карточку контрагента в ERP.

Кейс #2: Роботизация процесса запроса КП у поставщиков

Процесс сбора, обработки и согласования коммерческих предложений не менее трудоемкий, чем процесс проверки поставщиков:

• Поиск поставщиков и подрядчиков.

• Запрос коммерческих предложений и их сбор.

• Сравнение предложений и выбор наилучшего поставщика.

• Подготовка аналитической записки и согласование с руководителем.

Нужно учесть, что разные поставщики присылают коммерческие предложения в разной форме, часто не указывают элементарных условий (цены указаны с НДС или без, сроки поставки, наличие и сроки гарантии, способ доставки и т.п.). Процесс повторяется заново.

Для роботизации процесса запроса и обработки коммерческих предложений в ERP, мы связали в одну систему следующие компоненты:

• ERP-система (рабочее место сотрудников).

• Сайт компании (интеграция с ERP).

• Почта Gmail (интеграция с ERP и сайтом).

Рабочее место менеджера по закупкам в ERP с функционалом запроса КП через сайт

Шаг 1: Менеджер выбирает позиции (1) для запроса предложений через сайт (2).

Выбор позиций номенклатуры для запроса КП через сайт

Шаг 2: Робот автоматически выбирает (1), и показывает менеджеру подходящих поставщиков (2) и контактных лиц (3) с заполненными email (4), а также компетенции, результаты проверок и последние поставки (5).

Шаг 3: Менеджер выполняет визуальную проверку и запрашивает КП через сайт.

Шаг 4: Для каждого контрагента робот автоматически создает письмо со ссылкой для заполнения коммерческого предложения.

На сайте разработана динамическая форма для заполнения поставщиком коммерческого предложения:

1. Условия оплаты (налогообложение, цены с НДС или без, ставка НДС,наличие отсрочки и размер аванса).

2. Условия поставки (способ и срок доставки, наличие и срок гарантии).

3. Товары к поставке (цены, особые условия гарантии, сроков поставки или аналоги).

Пример формы на сайте для заполнения КП поставщиком

Таблицу товаров к поставке можно скачать в Excel.

Пример адаптивной формы на сайта для заполнения КП на смартфоне

Важно! Чтобы поставщик не тратил время на подготовку формы коммерческого предложения, ее можно:

• Скачать уже заполненную прямо на сайте.

• Распечатать, поставить подпись и печать.

• Отсканировать и загрузить на сайт.

Пример заполненной формы коммерческого предложения от лика поставщика

Одну форму коммерческого предложения на сайте можно заполнять несколько раз. Заполненные данные автоматически сохраняются в кеш и не будут потеряны.

Такие образом, все коммерческие предложения поступают в ERP автоматически.

После окончания срока приема предложений, в ERP автоматически формируется аналитическая записка.

Робот автоматически формирует аналитическую записку и сравнивает все предложения от поставщиков по одним и тем же критериям (1), и ранжирует претендентов (2) в порядке убывания.

Робот запроса и обработки коммерческих предложений завершает свою работу, и ставит задачу менеджеру по закупкам для проверки аналитической записки и дальнейшего согласования закупки с руководителем.

Мы разработали и других роботов, которые работают в режиме 24/7 и облегчают жизнь.

Спасибо, что дочитали до конца!

Задавайте вопросы, постараюсь на все ответить.